Organizacja pracy kancelaryjnej
- informacja jako podstawowy produkt kancelarii i formy jej dokumentowania
- organizacja pracy kancelaryjnej – charakterystyka systemów kancelaryjnych
- podstawy prawne funkcjonowania kancelarii – instrukcja kancelaryjna i wykaz akt
- zasady obiegu pism w jednostkach organizacyjnych – kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego
- specyfika i zakres kompetencji twórców dokumentacji: administracja rządowa / administracja samorządowa / urzędy stanu cywilnego / sądy i prokuratura / banki / biura projektowe / szkoły / przedsiębiorstwa / partie polityczne, fundacje, stowarzyszenia
- miejsce archiwum zakładowego/składnicy akt w strukturze organizacyjnej jednostki
- przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego / składnicy akt
- dokumentacja tajna, poufna, ochrona danych osobowych
Zasady ogólne klasyfikacji akt – podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną
- ogólne zasady klasyfikacji dokumentacji
- przepisy archiwalne oraz resortowe określające okresy przechowywania akt
- podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną
- rodzaje akt zakwalifikowanych do materiałów archiwalnych
Porządkowanie akt w archiwum zakładowym / składnicy akt
- podstawowe terminy i etapy prac porządkowych w archiwum zakładowym / składnicy akt
- rozpoznawanie przynależności zespołowej akt znajdujących się w archiwum zakładowym / składnicy akt
- etapy porządkowania dokumentacji
- wydzielanie materiałów kategorii B
- segregacja i systematyzacja akt zaliczanych do kategorii B
- segregacja i systematyzacja akt kategorii A
- znakowanie akt – nadawanie sygnatury archiwalnej
Archiwum zakładowe – składnica akt
- cele, zadania i personel archiwum zakładowego / składnicy akt
- lokal i wyposażenie archiwum zakładowego / składnicy akt
- zasady przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego/składnicy akt
- gromadzenie dokumentacji i jej układ w archiwum zakładowym / składnicy akt
Dokumentacja archiwum zakładowego / składnicy akt- inwentaryzacja dokumentacji
- spisy zdawczo – odbiorcze dokumentacji
- wykazy spisów zdawczo – odbiorczych
- karty udostępniania dokumentacji
- protokoły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu dokumentacji
- dokumentacja związana z brakowaniem dokumentacji
- protokoły brakowania
- zgody archiwum państwowego na brakowanie
- spisy teczek założonych zgodnie z wykazem akt w komórkach organizacyjnych
- inwentarz kartkowy
- inne pomoce inwentaryzacyjne
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
- przepisy dotyczące brakowania dokumentacji
- metody brakowania dokumentacji
- brakowanie w zasobie uporządkowanym
- brakowanie w zasobie nieuporządkowanym
- zastępcze funkcje dokumentacji niearchiwalnej
- komisje kwalifikujące dokumentację do brakowania
- sporządzanie spisów i wniosków na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
- tryb uzyskiwania zgód na brakowanie dokumentacji
- ekspertyzy archiwalne
- likwidacja dokumentacji
Przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego
- przepisy prawne dotyczące przekazywania dokumentacji
- sporządzanie spisów dokumentacji przekazywanej do archiwum państwowego (ćwiczenia praktyczne)
- organizacja przekazywania
- stan fizyczny przekazywanej dokumentacji
- dodatkowa ewidencja przekazywanej dokumentacji
- opracowanie notatki wstępnej
Szkolenie trwa ok. 20 godzin lekcyjnych.