Szkolenie archiwistów I stopnia – kurs podstawowy z warsztatami praktycznymi

Dla kogo?

Szkolenie adresowane jest do pracowników administracyjnych, instytucji znajdujących się pod nadzorem archiwalnym, koordynujących pracę, bądź pracujących w archiwach zakładowych, kancelariach, sekretariatach, a także pracowników innych instytucji prowadzących składnice akt, registratury oraz osób zainteresowanych pracą na stanowiskach archiwisty zakładowego lub referenta kancelaryjnego.

Celem szkolenia jest zdobycie przez uczestników podstawowej wiedzy teoretycznej oraz praktycznej metodyki archiwalnej, ze szczególnym uwzględnieniem organizacji i metod pracy w archiwum zakładowym i składnicy akt oraz uzyskanie pełnych kwalifikacji zawodowych do pracy na stanowisku archiwisty zawodowego i referenta kancelaryjnego.

Szkolenie uwzględnia projekt nowych przepisów kancelaryjno – archiwalnych dla administracji publicznej, zostaną również omówione zmiany w pracy kancelarii i archiwisty zakładowego wynikające z projektu nowej instrukcji kancelaryjnej, JRWA oraz instrukcji archiwalnej opracowanych dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich oraz organów zespolonej administracji rządowej. Kurs kończy się egzaminem i wydaniem zaświadczenia uprawniającego do prowadzenia archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Zakres szkolenia

• Archiwistyka jako dyscyplina naukowa. terminologia.
• Przepisy prawa archiwalnego. Podstawy prawne postępowania z dokumentacją.
• Zasady funkcjonowania sieci archiwów państwowych.
• Rola i zadania archiwum wyodrębnionego.
• Zasady naukowego opracowywania materiałów archiwalnych – metodyka pracy archiwisty.
• Narodowy zasób archiwalny, państwowy i niepaństwowy zasób archiwalny.
• Procesy aktotwórcze w jednostce organizacyjnej. Rola rzeczowego wykazu akt.
• Zasady typowania jednostek organizacyjnych zobowiązanych do gromadzenia i przechowywania materiałów archiwalnych.
• Sprawowanie nadzoru archiwalnego nad procesami aktotwórczymi i archiwami zakładowymi.
• Organizacja i zakres działania archiwum, składnicy akt. Rola i zadania archiwum wyodrębnionego.
• Dokumentacja współczesna – klasyfikacja.
• Kwalifikacja archiwalna dokumentacji i okresy przechowywania akt.
• Ochrona informacji niejawnych i danych osobowych w archiwum wyodrębnionym.
• Współczesne systemy kancelaryjne: tradycyjny bezdziennikowy oparty o stosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt, tradycyjny – wspomagany narzędziami informatycznymi, system elektronicznego zarządzania dokumentacją.
• Procesy aktotwórcze w jednostce organizacyjnej. Rola rzeczowego wykazu akt.
• Przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego. Sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych.
• Prowadzenie ewidencji w archiwum. Stosowanie środków ewidencyjnych przy udostępnianiu dokumentacji.
• Procedury udostępniania materiałów archiwalnych.
• Brakowanie dokumentów. Przygotowanie spisu akt przeznaczonych do wybrakowania.
• Prowadzenie ekspertyz kwalifikacji i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w jednostce organizacyjnej.
• Opracowanie materiałów archiwalnych w układzie strukturalnym i w układzie rzeczowym.
• Metody opracowywania i przechowywania zbiorów ikonograficznych, kartograficznych oraz dokumentacji fotograficznej.
• Profilaktyka akt w archiwum zakładowym.
• Sprawowanie nadzoru archiwalnego nad procesami aktotwórczymi w jednostce organizacyjnej.
• Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej.
• Możliwości zastosowania informatyki dla potrzeb archiwalnego systemu informacyjnego.
• Archiwizowanie dokumentacji elektronicznej.
• Archiwum cyfrowe – nowoczesne formy zabezpieczania zasobu.
• Pomoce archiwalne.

Zakres tematyczny warsztatów z archiwizacji dokumentów:

Organizacja pracy kancelaryjnej

• informacja jako podstawowy produkt kancelarii i formy jej dokumentowania
• organizacja pracy kancelaryjnej – charakterystyka systemów kancelaryjnych
• podstawy prawne funkcjonowania kancelarii – instrukcja kancelaryjna i wykaz akt
• zasady obiegu pism w jednostkach organizacyjnych – kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego
• specyfika i zakres kompetencji twórców dokumentacji: administracja rządowa / administracja samorządowa / urzędy stanu cywilnego / sądy i prokuratura / banki / biura projektowe / szkoły / przedsiębiorstwa / partie polityczne, fundacje, stowarzyszenia
• miejsce archiwum zakładowego/składnicy akt w strukturze organizacyjnej jednostki
• przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego / składnicy akt
• dokumentacja tajna, poufna, ochrona danych osobowych

Zasady ogólne klasyfikacji akt – podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną

• ogólne zasady klasyfikacji dokumentacji
• przepisy archiwalne oraz resortowe określające okresy przechowywania akt
• podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną
• rodzaje akt zakwalifikowanych do materiałów archiwalnych

Porządkowanie akt w archiwum zakładowym / składnicy akt

• podstawowe terminy i etapy prac porządkowych w archiwum zakładowym / składnicy akt
• rozpoznawanie przynależności zespołowej akt znajdujących się w archiwum zakładowym / składnicy akt
• etapy porządkowania dokumentacji
• wydzielanie materiałów kategorii B
• segregacja i systematyzacja akt zaliczanych do kategorii B
• segregacja i systematyzacja akt kategorii A
• znakowanie akt – nadawanie sygnatury archiwalnej

Archiwum zakładowe – składnica akt

• cele, zadania i personel archiwum zakładowego / składnicy akt
• lokal i wyposażenie archiwum zakładowego / składnicy akt
• zasady przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego/składnicy akt
• gromadzenie dokumentacji i jej układ w archiwum zakładowym / składnicy akt

Dokumentacja archiwum zakładowego / składnicy akt- inwentaryzacja dokumentacji

• spisy zdawczo – odbiorcze dokumentacji
• wykazy spisów zdawczo – odbiorczych
• karty udostępniania dokumentacji
• protokoły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu dokumentacji
• dokumentacja związana z brakowaniem dokumentacji
• protokoły brakowania
• zgody archiwum państwowego na brakowanie
• spisy teczek założonych zgodnie z wykazem akt w komórkach organizacyjnych
• inwentarz kartkowy
• inne pomoce inwentaryzacyjne

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

• przepisy dotyczące brakowania dokumentacji
• metody brakowania dokumentacji
• brakowanie w zasobie uporządkowanym
• brakowanie w zasobie nieuporządkowanym
• zastępcze funkcje dokumentacji niearchiwalnej
• komisje kwalifikujące dokumentację do brakowania
• sporządzanie spisów i wniosków na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
• tryb uzyskiwania zgód na brakowanie dokumentacji
• ekspertyzy archiwalne
• likwidacja dokumentacji

Przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego

• przepisy prawne dotyczące przekazywania dokumentacji
• sporządzanie spisów dokumentacji przekazywanej do archiwum państwowego (ćwiczenia praktyczne)
• organizacja przekazywania
• stan fizyczny przekazywanej dokumentacji
• dodatkowa ewidencja przekazywanej dokumentacji
• opracowanie notatki wstępnej

Szkolenie trwa 30-32 godzin lekcyjnych.